Une instruction du 21 mars 2006 précise les règles de la Taxe à la Valeur Ajoutée (TVA) applicables aux remboursements de charges et réparations locatives perçus par les bailleurs de leurs locataires.
I. Les remboursements de charges locatives récupérables et de réparations locatives sont, en principe, inclus dans la base d’imposition du propriétaire.
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3. En application des dispositions du 2° du I de l’article 267 du Code Général des Impôts (CGI), les frais accessoires à une opération de location soumise, de plein droit ou sur option, à la Taxe sur la Valeur Ajoutée doivent être compris dans la base d’imposition du propriétaire.
Tel est le cas des remboursements de charges ou réparations locatives perçus par le propriétaire de son locataire.
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II. Le propriétaire peut, sous certaines conditions, exclure de sa base d’imposition le remboursement de certaines dépenses
1. Cas général :
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6. En application du 2° du II de l’article 267 du CGI, les bailleurs, lorsqu’ils se comportent en intermédiaires « transparents« , n’ont pas à inclure dans leur base d’imposition les sommes que leur remboursent leurs commettants dès lors que les conditions suivantes sont remplies :
– les sommes correspondent à des dépenses qui ont été engagées au nom et pour le compte des locataires. En conséquence, dans ses relations avec les tiers auprès desquels il engage les dépenses, le bailleur doit clairement apparaître comme le représentant de ses locataires ;
– ces sommes doivent être comptabilisées dans des comptes de passage ;
– les bailleurs doivent rendre compte exactement aux locataires de l’engagement et du montant des dépenses ;
– les bailleurs doivent justifier, auprès de l’administration, de la nature et du montant exact des débours.
7. Ne peuvent à l’inverse jamais remplir les conditions mentionnées au point précédent :
– les charges faisant l’objet d’un remboursement forfaitaire ;
– les dépenses qui ne peuvent être engagées au nom et pour le compte d’une autre personne que celle à qui elle incombe normalement (il s’agit par exemple des impôts, taxes et droits dont le bailleur est le redevable légal) ;
– les charges qui constituent des dépenses d’exploitation engagées par le bailleur pour les besoins de sa propre activité de location et qui ne présentent pas un lien matériel direct avec les éléments privatifs ou collectifs de la chose louée (il s’agit par exemple des charges supportées par le bailleur au titre des fluides consommés dans le local où il exerce son activité, de ses frais de déplacements ou d’hébergement, des dépenses de personnels qui ne relèvent pas des charges locatives récupérables visées au n° 4, de ses frais administratifs tels que frais d’affranchissement ou communications téléphoniques…).
2. Mesure d’assouplissement concernant les charges et les réparations locatives :
8. Agissant le plus souvent en leur nom propre auprès des fournisseurs, les propriétaires devraient, en principe, inclure dans leur base d’imposition à la TVA les remboursements des charges et réparations locatives perçus de leurs locataires.
9. Pour tenir compte des contraintes inhérentes à leur activité, les propriétaires, bien qu’agissant en leur nom propre, pourront exclure de leur base d’imposition les remboursements perçus des locataires au titre des charges et réparations locatives sous réserve des conditions suivantes :
– les remboursements doivent concerner des charges récupérables ou des réparations locatives visées au point 4, à l’exclusion toutefois des impositions et redevances y figurant, et ce, même si la location en cause n’est pas régie par les textes qui y sont cités ;
– les conditions posées aux trois derniers tirets du point 6 doivent être satisfaites.
10. Il sera en outre admis que les provisions pour charges soient exclues de la base d’imposition du bailleur à condition qu’il soit procédé à leur régularisation au moins une fois par an. A défaut, les provisions revêtent définitivement un caractère forfaitaire et, par suite, doivent être incluses dans la base d’imposition du bailleur.
III. Exercice du droit à déduction par le bailleur et le locataire.
11. Les bailleurs ne peuvent pas déduire la TVA grevant les dépenses engagées pour le compte des locataires et dont les remboursements sont exclus de leur base d’imposition.
12. Lorsque le bailleur a recours au régime des débours et que les fournisseurs, contractant personnellement avec lui, lui adressent les factures, celui-ci transmet à son locataire le droit à déduction de la TVA sur les charges et réparations locatives par un document qui vaut compte rendu (DB 3 D 1211, n° 30). Ce compte rendu doit être suffisamment détaillé : nature des dépenses, montant, TVA y afférente.
13. Lorsque le bailleur est membre d’une copropriété, les factures sont, d’une manière générale, adressées par les fournisseurs au syndic ou au syndicat des copropriétaires. Ceux-ci délivrent à leur tour un relevé de charges au copropriétaire qui, fréquemment, fait apparaître le montant des charges récupérables et la TVA y afférente.
Il est rappelé que le copropriétaire qui exerce un activité imposable à la TVA ouvrant droit à déduction peut déduire, dans les conditions de droit commun, la taxe qui figure sur ce relevé de charges et qui se rapporte aux dépenses qui lui incombent en tant que propriétaire (cf. BOI 3 A-3-98, n° 11) ou pour lesquelles il n’a pas choisi d’appliquer le régime des débours dans les conditions fixées par la présente instruction.
Dans ce dernier cas à l’inverse, le copropriétaire devra délivrer à son locataire un compte rendu faisant apparaître la TVA relative aux charges récupérables afin que le locataire puisse, le cas échéant, exercer son droit à déduction.