Copropriété : un décret organise la dématérialisation des notifications et des mises en demeure.
Note de M. Yves ROUQUET :
Champ d’application. La dématérialisation des notifications et mises en demeure joue également lorsqu’un administrateur est désigné dans le cadre d’une copropriété en difficulté ou lorsque l’assemblée générale est convoquée non pas par le syndic mais par le président du conseil syndical ou par un copropriétaire.
Envois concernés. Toutes notifications ou mises en demeure prévues par le statut de la copropriété des immeubles bâtis peuvent désormais prendre la forme d’une lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou d’un envoi électronique (la notification des convocations et de l’avis « article 59 » contre remise ou émargement est, bien entendu, toujours possible).
Parce qu’elle n’offrait pas le niveau de sécurité requis, la technologie de la télécopie, quant à elle, est purement et simplement évincée.
Démarche volontaire. La dématérialisation des notifications et des mises en demeure nécessite un accord exprès des copropriétaires et implique que la liste des membres du syndicat favorables à un envoi par courriel s’enrichisse de l’indication de leurs adresses électroniques. Les notifications et mises en demeure sont à présent valablement faites au dernier domicile ou à la dernière adresse électronique notifiée.
L’option pour l’envoi électronique peut avoir lieu en assemblée générale des copropriétaires. Elle est alors consignée dans le procès-verbal. Elle peut également intervenir hors assemblée, le copropriétaire devant alors se manifester en adressant au syndic une lettre recommandée avec avis de réception ou une lettre recommandée électronique.
Le syndic doit enregistrer cette option à la date de réception de la lettre et il l’inscrit sur le registre des procès-verbaux. Le copropriétaire qui ne jugera pas l’expérience concluante pourra toutefois, à tout moment et selon les mêmes formes, décider d’y mettre fin.
Lettre recommandée électronique. Le texte se réfère à l’article 1369-8 du Code civil. Pour être valable, un courrier électronique doit être acheminé par un tiers selon un procédé permettant d’identifier celui-ci, de désigner l’expéditeur, de garantir l’identité du destinataire et d’établir si la lettre a été remise ou non au destinataire.
Le texte ajoute qu’un avis de réception peut être adressé à l’expéditeur par voie électronique ou par tout autre dispositif lui permettant de le conserver.
Concernant le point de départ des délais que les mises en demeure ou notifications électroniques font courir, il s’agit, selon le cas, soit du lendemain de l’envoi au destinataire, par le tiers chargé de son acheminement, du courrier électronique, soit du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée électronique imprimée sur papier avec demande d’avis de réception au domicile du destinataire.