Le décret sur la comptabilité des copropriétés est paru le 14 mars 2005 : la copropriété passe à la comptabilité d’engagement. C’est au 1er janvier 2006 que l’ensemble des règles comptables sera obligatoire puisque la date d’entrée en vigueur a été reportée d’un an par la loi du 18 janvier 2005.
Le syndicat est appelé à se prononcer par un vote sur deux points : l’approbation des comptes et l’adoption du budget.
Les dépenses courantes sont celles concernant la maintenance, le fonctionnement et l’administration des parties communes, et des équipements communs de l’immeuble et les dépenses pour travaux.
Les opérations courantes sont décrites à l’article 3 (par référence à l’article 14-1 de la loi de 1965) :
– côté charges, il s’agit des sommes versées ou à verser en contrepartie des fournitures et services dont a bénéficié le syndicat ;
– côté produits, cela vise les sommes versées par les copropriétaires et les produits divers. Les produits sont enregistrés à leur date d’exigibilité.
Les travaux et opérations exceptionnelles sont décrits à l’article 4 : il est renvoyé à l’article 14-2 de la loi et, par contrecoup, à l’article 44 du décret de 1967 qui donne la liste des dépenses qui ne sont pas comprises dans le budget (c’est-à-dire, schématiquement, les travaux autre que de maintenance). Les charges sont à comptabiliser au fur et à mesure de la réalisation des travaux ou de la fourniture des prestations.
Outre, les sommes versées par les copropriétaires, on y trouve les emprunts, les subventions, les indemnités d’assurance et les produits de placement.
L’article 5 indique que l’exercice comptable est de 12 mois et que, par exception, le premier exercice peut avoir une durée supérieure mais limitée à 18 mois. Il faut attendre 5 ans avant de pouvoir modifier une date de clôture de l’exercice.
Le syndicat doit conserver les pièces justificatives pendant 10 ans. Il doit pouvoir ventiler les charges des copropriétaires entre quatre rubriques : opérations courantes, travaux et opérations exceptionnelles, avances et emprunts.
Pour la présentation des comptes de l’exercice, le syndic doit préparer plusieurs documents de synthèse :
– l’état financier (état des créances et des dettes, situation de trésorerie, montant des emprunts restant dus). Il s’agit d’une sorte de « bilan » qui fait ressortir des comparaisons avec l’exercice précédent ;
– le compte de gestion général : c’est le « compte de résultat » qui se divise en charges et produits d’une part pour les opérations courantes et d’autre part pour les travaux de l’article 14-2 ;
– l’état des travaux (réalisé et prévisionnel).